Privacybeleid

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te kunnen hebben met onze leden. De gegevens van onze leden worden opgenomen in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken en gegevens af te schermen. Hoe we met deze gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

Nieuwe leden schrijven zich in via www.scoutingmargraten.nl. Deze gegevens, waaronder naam, adres, geboortedatum, contactgegevens ouder(s) en/of verzorger(s) en medische gegevens, worden vervolgens opgeslagen in een Excelbestand in onze door een wachtwoord beveiligde Google Drive. Enkel de bestuursleden van Scouting Margraten hebben toegang tot deze Drive. De uitgeprinte versies van deze lijsten worden bewaard in rugzakken. Iedere groep heeft één rugzak met daarin de lijst van de desbetreffende groep. Deze wordt tijdens programma’s en speurtochten meegenomen, zodat de leiding altijd toegang heeft tot de adres- en telefoongegevens van de leden in hun groep.

Om ouders en leden op de hoogte te houden van onze bijzondere activiteiten en andere belangrijke informatie wordt het e-mailadres dat is ingevuld bij de inschrijving toegevoegd aan onze e-maillijst. De telefoonnummers worden toegevoegd aan een WhatsApp-groep met de ouders en leiding van de groep van het kind, en aan een WhatsApp-groep met alle ouders en leiding.

Eveneens worden dezelfde gegevens geregistreerd in Scouts Online. De originele inschrijving wordt hierna vernietigd. Voor het privacystatement van Scouts Online zie www.scouting.nl/privacy.

Inschrijven activiteiten en kampen

De gegevens  van leden die zich inschrijven voor activiteiten (zoals Moeder/Vader-Kind-Weekend) en kamp worden verzameld in één lijst. Hierna worden de originele inschrijvingen vernietigd. De gegevens worden in onze door een wachtwoord beveiligde Google Drive bewaard, zodat we deze altijd bij de hand hebben. Deze gegevens worden bewaard, tenzij ons gevraagd wordt informatie zoals contactgevens en medische gegevens na afloop van de activiteit te verwijderen.

Tijdens het kamp/de activiteit zelf nemen we altijd een offline kopie van de lijst mee. Hierna wordt deze vernietigd.

Beëindiging lidmaatschap

Na de beëindiging van het lidmaatschap krijgt het lid in Scouts Online de functie ‘oud-lid’. De gegevens kunnen vervolgens enkel worden opgevraagd door de archivaris. In het geval van Scouting Margraten betreft dit de secretaris. Na zes maanden worden de gegevens uit Scouts Online verwijderd. De basisgegevens (naam, adres en geboortedatum) worden bewaard in een lijst met oud-leden in onze door een wachtwoord beveiligde Google Drive. Alle andere gegevens van dit lid worden verwijderd.

Financiële gegevens

Twee keer per jaar worden onze leden middels een e-mail verzocht de contributie te betalen. Bankgegevens van onze leden zijn enkel terug te vinden in onze rekeningafschriften en worden verder nergens opgeslagen.

Webshop

Wanneer een bestelling wordt geplaatst via onze webshop, dienen adres, telefoonnummer en e-mailadres worden ingediend ten behoeve van de juiste afhandeling van de bestelling. Deze gegevens worden opgeslagen in de backoffice van de website en opgestuurd via e-mail. In deze e-mail staan tevens de laatste vier cijfers van het rekeningnummer waarmee de bestelling is betaald. De gegevens worden zo lang bewaard als nodig om de bestelling af te handelen en/of wettelijk verplicht is.

Beeldmateriaal

Bij inschrijving vragen wij ouder(s) en/of verzorger(s) om toestemming voor het plaatsen van foto’s en video’s van leden op onze Facebookpagina, website en lokale bladen. Namens derde partijen vragen wij toestemming voor het ter promotie gebruiken van foto’s en video’s van leden die zijn gemaakt tijdens externe scoutingactiviteiten die deze partijen organiseren en waaraan de betreffende leden hebben deelgenomen. Met uitzondering van het uitroepen van onze Prins en Prinses tijdens de jaarlijkse carnavalsviering, zullen we leden nooit met naam noemen.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Margraten binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@scoutingmargraten.nl. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.